Wann ist die beste Zeit, Hochzeitseinladungen zu verschicken?

Warum Timing bei Einladungen so viel Druck rausnimmt

Die meisten Paare unterschätzen nicht, wie viel eine rechtzeitig verschickte Einladung bewirken kann – sie unterschätzen, wie beruhigend klare Zeitpunkte sind. Ein gutes Timing spart Geld (keine Rush-Gebühren beim Druck, keine Stress-Bestellungen beim Catering), es senkt die Zahl der Rückfragen und es sorgt dafür, dass eure Lieblingsmenschen auch wirklich können. Kurz: Wer die Uhr im Blick hat, hat den Kopf frei für die schönen Entscheidungen.

In diesem Artikel nehmen wir dich an die Hand – mit realistischen Zeitfenstern für verschiedene Hochzeitstypen und einer Rückwärtsplanung, die du direkt übernehmen kannst. Außerdem zeigen wir, wie digitale Einladungen und smarte RSVP-Tools vieles vereinfachen.

Save-the-Date vs. Einladung – wofür steht was?

• Save-the-Date ist die Vorankündigung: Datum, grober Ort, „Formal Invitation to follow“. Sie hält Kalender frei und verhindert Kollisionen mit Urlaub oder anderen großen Terminen.
• Die Einladung ist die verbindliche Info: Uhrzeiten, Locations, Dresscode, Geschenkwünsche, Anfahrt, ggf. Hotelkontingente und vor allem die klare RSVP-Frist.

In der DACH-Praxis hat sich bewährt: Wer ein Save-the-Date verschickt, kann die eigentliche Einladung etwas später senden – und bleibt trotzdem gelassen. Digital ist absolut akzeptiert und hilft, Rückmeldungen schneller zu sammeln.

Drei typische Szenarien – und wie du den Versand planst

1) Lokale Hochzeit (meist ein Wochenende, maximal kurze Anreise)

• Save-the-Date: etwa 6–10 Monate vorher. In der Hauptsaison (Mai–September) lieber am oberen Ende dieses Fensters.
• Einladungen: rund 3–5 Monate vorher. Wenn ihr kein Save-the-Date nutzt, zielt eher auf 5–6 Monate – besonders an Ferien- oder Brückentagen.
• RSVP-Deadline: 4–6 Wochen vor dem Hochzeitstag. Das gibt euch Luft für Sitzplan, Namenskarten, Mietmöbel, Menüabsprachen.

Warum das funktioniert: Caterer und Locations möchten oft 10–21 Tage vor dem Termin eine finale Zahl. Eine Deadline 4–6 Wochen vorher verschafft euch Puffer für Nachfragen und letzte Änderungen.

2) Destination Wedding (Ausland/Alpen/Meer, nennenswerte Reise nötig)

• Save-the-Date: 9–12 Monate vorher, bei sehr gefragten Reisezielen, Ferien oder langen Flügen gerne 12–14 Monate. So sichern sich eure Gäste Urlaub, Pässe und Budget.
• Einladungen: 4–6 Monate vorher mit klaren Infos zu Hotels, Shuttle, Reisedokumenten und ggf. Dresscode für mehrere Programmpunkte.
• RSVP-Deadline: mindestens 6 Wochen vorher (besser 8), damit ihr Transfers, Willkommensdinner, Sitzplan und Sonderwünsche (Allergien) solide finalisiert.

3) Mehrere Events (z. B. Standesamt + freie Trauung + Brunch)

• Save-the-Date: 6–10 Monate vorher – benennt das Hochzeitswochenende und kündigt „weitere Details folgen“ an.
• Einladungen: Staffel sie nach Relevanz. Standesamt (kleiner Kreis) 8–10 Wochen vorher reicht oft, die große Feier 3–5 Monate vorher. Für Welcome-Abend/Brunch genügen 6–8 Wochen, sofern die große Einladung bereits raus ist.
• RSVP-Deadlines: Pro Event festlegen! Für das kleine Standesamt eine kürzere Antwortfrist, für die große Feier 4–6 Wochen. Wichtig: Gäste sehen nur die Events, zu denen sie eingeladen sind – das reduziert Missverständnisse.

Fallbeispiel Alex & Sam – Rückwärtsplanung, die realistisch bleibt

Stell dir vor: Alex und Sam heiraten im August. Sie feiern an einem Samstag groß in ihrer Stadt, am Freitag davor standesamtlich im kleinen Kreis und am Sonntag gemütlich Brunch. Viele Gäste kommen aus dem Inland, einige aus dem Ausland.

• Hochzeitssamstag im August: Ziel ist, dass alle bis spät tanzen – viele auswärtige Gäste, einige mit Kindern.
• Standesamt am Freitag: nur Familie und Trauzeug:innen.
• Sonntags-Brunch: „Wer noch da ist, kommt vorbei“.

So rechnet das Paar rückwärts:

1. RSVP-Fristen setzen: Für den großen Samstag wählen sie „Antwort bis 6 Wochen vorher“. Für das Standesamt 4 Wochen, für den Brunch 3 Wochen reichen.
2. Einladungen terminieren: Wenn die große Feier im August liegt, verschicken Alex und Sam die Einladungen im Mai. Das passt gut, weil das Save-the-Date schon im Januar rausging. Standesamt-Einladungen senden sie Ende Juni digital – kleine Runde, schnelle Reaktionszeiten. Für den Brunch genügt eine digitale Info Anfang Juli.
3. Save-the-Date: Im Januar. Es enthält Datum und Stadt, den Hinweis auf mehrere Programmpunkte und den Link zur Hochzeitswebsite.
4. Nachfassen planen: Zwei Wochen vor jeder RSVP-Frist ist ein Reminder fällig – freundlich, aber klar.

Wie fühlt sich das im Alltag an? Entspannt. Im Januar blocken sich alle das Wochenende, im Mai wissen alle „wo, wann, wie“ und antworten. Im Juni/Juli räumt das Paar Restfragen aus, bildet den Sitzplan, checkt Mietinventar und gibt dem Caterer rechtzeitig die finale Zahl.

Was gehört in Save-the-Date und Einladung – ohne eure Gäste zu überfrachten

Save-the-Date: Namen, Datum oder Wochenende, Stadt/Region, „Einladung folgt“, Link zur Website. Bei Destination Weddings zusätzlich Hinweis auf Zimmerkontingente und grobe Reiseinfos.

Einladung: Tagesablauf und Adressen, Dresscode (klar, freundlich), RSVP-Hinweis mit Deadline, Link/QR zur Online-Rückmeldung, Kontakt für Fragen (z. B. Trauzeug:innen). Für mehrere Events: pro Gast nur die relevanten Programmpunkte nennen.

Pro-Tipp: Formuliert den RSVP-Call-to-Action aktiv („Sag uns bis 21. Juni Bescheid“) und macht die Deadline sichtbar – nicht im Kleingedruckten verstecken.

RSVP-Deadline klug setzen – damit Catering und Sitzplan stressfrei werden

Plane deine RSVP-Frist nicht am letztmöglichen Termin, sondern davor. Checke, bis wann Catering und Location die finale Personenzahl benötigen (oft 10–21 Tage vorher). Addiere eine komfortable Woche Puffer. Digital ersparte Postwege erlauben tendenziell kürzere Fristen; bei postalischer Antwortkarte sind 5 Wochen sicherer als 3.

Baue außerdem eine Erinnerungs-Stufe ein: Eine Woche vor Deadline automatisiert erinnern, am Tag nach der Deadline freundlich persönlich kontaktieren. Wer bis dahin nicht reagiert hat, bekommt einen kurzen Anruf – das ist effizienter als die 4. E‑Mail.

Digital first: Warum moderne Einladungen vieles einfacher machen

Digitale Einladungen sind längst salonfähig: Sie kommen schnell an, lassen sich aktualisieren (neue Uhrzeit, Location-Pin, Dresscode-Hinweis) und liefern euch in Echtzeit Rückmeldungen. Besonders bei mehreren Events ist das Gold wert – niemand bekommt Infos, die ihn nicht betreffen.

Genau hier glänzt WedSet. Die Plattform ist von Haus aus „Multi‑Event ready“: Ihr erstellt für jedes Event eine eigene Karte, Gäste sehen nur das, wozu sie eingeladen sind, und ihr steuert +1‑Limits ohne peinliche Missverständnisse. Persönliche Nachrichten („Nur Erwachsene“, Parkhinweise, Allergie-Abfrage) sind pro Einladung möglich. QR‑Codes und persönliche Links machen die Antwort für eure Gäste super simpel. Wer seine Planung gern in Aufgaben denkt, profitiert von den vorgefertigten To‑do‑Listen, die sich am Hochzeitsdatum orientieren und euch automatisch realistische Fälligkeiten setzen – inklusive Erinnerungen. Für den Versandzeitpunkt bedeutet das: Ihr seht frühzeitig, wann Save‑the‑Dates, Einladungen und Nachfassaktionen dran sind.

• Gästelisten & RSVPs organisieren: wedset.app/de/guest-list-rsvp
• To‑dos mit Fälligkeiten steuern: wedset.app/de/todo

Was, wenn ihr „zu spät“ seid?

Keine Panik. Dann gilt: digitalisieren, fokussieren, priorisieren.

• Digitalisieren: Versendet die Einladung digital mit klarer RSVP-Deadline (3–4 Wochen vorher) und nutzt Reminder. Für kleine Standesamtsrunden reichen 6–8 Wochen Einladungszeit oft völlig.
• Fokussieren: Bindet zuerst die Gäste ein, die planen müssen (Anreise, Kinderbetreuung). Parallel haltet ihr Zimmerkontingente und Shuttle-Infos bereit.
• Priorisieren: Alles, was für die Teilnahme essenziell ist, gehört in die Einladung. Alles, was „nice to know“ ist (Playlist-Wünsche, Fotobox-Deko), kommt als Update später.

Häufige Stolperfallen – und wie Alex & Sam sie vermieden haben

• Zu frühe Details: Ein Save-the-Date ist kein Roman. Wer zu viele Infos verteilt, muss später korrigieren. Besser: Website aktuell halten und in der Einladung konkret werden.
• Unklare RSVP-Frist: „Bitte bald“ ist keine Frist. Alex & Sam hatten fixe Daten – mit Erinnerungen. Ergebnis: fast alle Antworten kamen rechtzeitig.
• Einladungen „für alle Events“: Das führt zu Verwirrung. Eventbasierte Einladungen verhindern, dass Standesamtsgäste plötzlich beim Brunch sitzen – oder umgekehrt.
• +1‑Chaos: Mit klaren Limits pro Einladung gibt es keine stillen Zusatzgäste. Das spart Kosten und Stress.

Dein Fahrplan in kurz – je nach Hochzeitstyp

• Lokal: Save-the-Date 6–10 Monate vorher, Einladungen ca. 3–5 Monate, RSVP 4–6 Wochen.
• Destination: Save-the-Date 9–12 (bis 14) Monate, Einladungen 4–6 Monate, RSVP 6–8 Wochen.
• Mehrere Events: Save-the-Date für das Wochenende 6–10 Monate vorher, Einladungen gestaffelt, RSVP pro Event geplant.

Mit dieser Logik – plus digitalen Tools – wird aus „Hoffentlich denken alle an uns“ ein strukturierter, entspannter Plan.

Fazit: Gelassenheit ist planbar

Wenn du früh kommunizierst, klar strukturierst und RSVPs konsequent sammelst, ist Timing kein Mysterium mehr. Nimm dir das Beispiel von Alex & Sam: Ein Save‑the‑Date im Januar, Einladungen im Mai, klare Deadlines – und dazwischen ein System, das erinnert, sortiert und aktualisiert. Genau dafür ist WedSet gebaut: Multi‑Event‑Ready, mit smartem Gäste‑ und Aufgabenmanagement, das dir die Zeit zurückgibt, die du eigentlich feiern willst.