Great Lock‑In: Gästeliste in 30 Tagen

Warum „Great Lock‑In“ perfekt zur Gästeliste passt

Der „Great Lock‑In“ ist die saisonale Challenge, in der man sich bewusst einschließt, um fokussiert Dinge zu erledigen, die sonst liegenbleiben. Genau so fühlt sich die Gästeliste an: groß, kleinteilig, emotional. Die Lösung: Wir brechen die Aufgabe in vier klare Wochen mit Micro‑Tasks – inklusive Vorlagen, Textbausteinen und smarten Tools. Ergebnis: Ihr habt Planungssicherheit, könnt Dienstleister:innen verlässlich briefen und spart bares Geld, weil Fehlplanungen (zu viel Essen, falsche Tischkarten) vermieden werden.

Warum die Gästeliste das größte Stressthema ist

• Emotionen: Wen einladen? Wie mit B‑Liste, Plus‑Ones, Kindern umgehen?
• Logistik: Antworten trudeln ungleichmäßig ein, Erinnerungen kosten Zeit, Daten stehen verstreut in Mails, DMs und Excel.
• Abhängigkeiten: Catering, Sitzplan, Drucksachen, Hotelkontingente, Shuttle – alles hängt an der finalen Personenzahl. Der Lock‑In‑Ansatz schafft hier klare Etappen, messbare Ziele und tägliche Mini‑Erfolge, die motivieren.

Die 30‑Tage‑Challenge im Überblick

• Woche 1: Einladungen prüfen, RSVP‑System live schalten, erste Reminder.
• Woche 2: Menü‑ und Sonderwünsche einsammeln, Nachfassen bei Kernpersonen.
• Woche 3: Sitzplan entwerfen, Dienstleister‑Deadlines rückwärts planen.
• Woche 4: Playlist‑Inputs sammeln, letzte Nachfassungen, finale Exporte an Location/Catering.

Woche 1: Einladungen & offene Zusagen klären (Tage 1–7)

Ziel: 70–80% der Kernliste bestätigt, alle Kanäle sauber aufgesetzt. So geht’s:

1. Masterliste konsolidieren. Importiert Kontakte aus Telefon, E‑Mail und alten Listen. Kennzeichnet Gruppen (Familie, Uni, Arbeit), Plus‑Ones und Kinder. Tipp: Einheitliche Schreibweise (Vor‑/Nachname, diakritische Zeichen) spart später Korrekturen bei Platzkarten.
2. RSVP‑System in 30 Minuten. Erstellt eine Hochzeitsseite mit zentralem RSVP‑Formular und QR‑Code. Briefing für Gäste: Frist, Begleitperson‑Regel, Dresscode, Hotel/Anreise, Ansprechpartner:in. QR‑Code auf Einladungen/Details‑Karte, Link in E‑Mails und WhatsApp.
3. Frist setzen – mit Puffer. Plant 4 Wochen Antwortraum und kalkuliert 10–14 Tage Puffer fürs Nachfassen. Achtet auf Sperrfristen von Location/Hotel (Zimmer‑Release!).
4. Reminder #1 (Tag 5). Kurze, freundliche Message an alle ohne Antwort. Textbaustein: „Hey [Name], wir freuen uns riesig auf euch! Damit wir Catering & Sitzplan fixen können: Bitte bis [Datum] kurz hier zusagen/absagen: [Link]. Danke euch!“
5. Hygiene: Duplikate zusammenführen, Schreibfehler korrigieren, Mehrfachantworten sauber mergen. WedSet‑Shortcut: Mit der Gästelisten‑Funktion sammelt ihr RSVPs zentral, markiert Plus‑Ones, versendet Sammel‑Reminders per E‑Mail/WhatsApp‑Vorlage und seht live, wer noch offen ist.

Woche 2: Menü‑ & Sonderwünsche sammeln (Tage 8–14)

Ziel: Alle Zusagen mit Menüwahl & Sonderbedarfen hinterlegt. So geht’s:

1. Formular erweitern. Felder: Menü A/B/C, vegetarisch/vegan, Allergien/Unverträglichkeiten (Freitext + Pflichtfeld „Keine“), Religion/Präferenzen (halal, koscher), Kinderstuhl/Kinderteller, Barrierefreiheit (Rollstuhl, Hörunterstützung).
2. Reminder #2 (Tag 10). Nur an Zusagen ohne Menü/Bedarf. Kurz & konkret: „Danke für eure Zusage! Könnt ihr bis [Datum] euer Menü & Besonderheiten eintragen? [Link]“
3. Daten prüfen. Häufungen (z. B. Nuss‑Allergie) markieren, mit Location/Catering abgleichen. Plant Alternativen für 1–2 Spätentscheider und Unverträglichkeiten.
4. Fakten im Hinterkopf. Allergien/Unverträglichkeiten sind in Deutschland verbreitet – darum klare Abfrage und saubere Kennzeichnung. Für ältere Gäste: Sitznähe zu Ausgang/Toilette, Abstand zu Lautsprechern. WedSet‑Shortcut: Antworten landen direkt beim jeweiligen Gastprofil; Filter „Allergien ≠ leer“, Export als CSV/PDF fürs Catering; automatische Notizen für Platzkarten („vegetarisch“, „Nussfrei“).

Woche 3: Sitzplan & Eventdetails finalisieren (Tage 15–21)

Ziel: Sitzordnung steht als lebender Entwurf, der bis zur finalen Zahl nur noch feinjustiert wird. So geht’s:

1. Rahmen festlegen. Tischformen, Kapazitäten, Tanzfläche/Technik berücksichtigen. Mischt Gäste nach Beziehung/Interessen, nicht nur nach Familienzweigen. Ältere Gäste und Familien mit Kindern sitzfreundlich platzieren.
2. Entwurf bauen. Startet mit Familien/VIPs, füllt dann Freundeskreise. Plant 1 Reservetisch oder 2 freie Plätze für Spontanes – das verhindert Dominoeffekte bei Spätabsagen.
3. Drucksachen vorbereiten. Tischnummern, Namenskarten, Menüeinleger als Entwurf parat halten; finaler Druck erst nach Woche 4.
4. Dienstleister‑Timing rückwärts planen. Viele Locations/Caterer wünschen finale Personenzahl und Sitzplan ca. 7–14 Tage vor Termin. Legt eure internen Deadlines so, dass Exporte bis dahin fix sind. WedSet‑Shortcut: Drag‑&‑Drop‑Sitzplan, Live‑Sync mit Gästeliste (Status, Menüs, Allergien), Export als PDF/JPG für den Deko‑Druck und als Liste mit Tischnamen/Platznummern fürs Service‑Team.

Woche 4: Playlist‑Inputs & letzte Nachfassungen (Tage 22–30)

Ziel: Letzte offenen RSVPs schließen, Musik‑Wunschliste kuratieren, alles exportbereit. So geht’s:

1. Mini‑Umfrage Musik (Tag 22). Pro Gast max. 1–2 Lieblingssongs. Klare No‑Gos vom Paar mit abfragen. Hinweis: Ein guter DJ mischt eure Favoriten mit Klassikern; Gästewünsche nutzt ihr als Stimmungstreiber – kuratiert statt „Wunschbox ohne Filter“.
2. Reminder #3 (Tag 24). Persönliche Nachricht an die letzten Offenen (Telefon funktioniert bei Tanten & Onkeln oft am besten). Hartes, aber herzliches Cut‑off kommunizieren.
3. Final Call (Tag 28). Letzter Sammel‑Reminder an alle ohne Menü/Sonderwünsche. Danach schließt ihr das Formular.
4. Abschluss (Tag 30). Exporte an Location/Catering (Personenzahl, Menüs, Allergien), Sitzplan‑PDF und Dienstleister‑Briefing (Timeline, Ansprechpartner:in, Besonderheiten) verschicken. WedSet‑Shortcut: Playlist‑Umfrage direkt in der Gästeliste; Tag „DJ“ für Exporte eurer Must‑Play/Do‑Not‑Play; automatischer Sammel‑Export „Catering“ mit Filtern (vegetarisch, vegan, glutenfrei etc.).

Praxis‑Tipps, die euch Zeit sparen

• Einheitliche Kommunikation: Ein zentrales FAQ auf eurer Hochzeitsseite beantwortet 90% der Rückfragen (Dresscode, Parken, Shuttle, Kinder, Fotos, Geschenke). Verlinkt es in jeder Nachricht.
• Klare Regeln zu Plus‑Ones & Kindern: Formuliert freundlich, aber eindeutig. Beispiel: „Aufgrund der Platzanzahl feiern wir im kleinen Rahmen – bitte kommt ohne Begleitung. Kinder willkommen bis 22 Uhr (Kindertisch/‑betreuung vor Ort).“
• Datenpflege täglich 10 Minuten: Lieber kurz und regelmäßig als einmal chaotisch. Das ist euer persönlicher „Lock‑In“ im Mini‑Format.
• Sicherheit bei QR‑Codes: Nutzt statische QR‑Codes oder verlässliche Anbieter; vermeidet Abos, die Codes nach Testphase deaktivieren. Testet jeden Code auf verschiedenen Geräten.
• Druck erst nach Woche 4: Spart Geld, Nerven – und vermeidet Fehldrucke durch späte Änderungen.

Motivation: Warum sich dieser Lock‑In lohnt

Der Trend funktioniert, weil er Struktur mit Momentum verbindet. Psychologisch hilft der „Frische‑Start“ im Herbst, konsequent dran zu bleiben. Nach 3–10 Wochen werden Routinen spürbar leichter – perfekte Basis, um in den Endspurt gelassen zu gehen. Übertragt diesen Mindset auf eure Gästeliste, und ihr merkt: Der Berg ist kleiner, als er aussieht.

Vorlagen & Textbausteine

• RSVP‑Betreff (E‑Mail): „[Eure Hochzeit] – kurze Rückmeldung bis [Datum]“
• WhatsApp‑Reminder #1: „Hello ihr Lieben, könnt ihr uns bis [Datum] hier kurz zu‑/absagen? [Link] Danke! ❤️“
• Menü‑Reminder: „Danke für eure Zusage! Menü & Besonderheiten bitte bis [Datum] hier wählen: [Link]“
• Final Call: „Letzter Abgleich vor dem Druck – bitte bis [Datum] antworten, sonst planen wir ohne euch weiter. Danke fürs schnelle Zeichen!“

So unterstützt euch wedset.app – unaufdringlich, aber effektiv

• Gästeliste als Single Source of Truth: Import, Tags, Plus‑Ones, Kinder, VIP‑Markierung.
• Intelligente RSVPs: Einladungslisten, personalisierte Links, Auto‑Reminders per E‑Mail/WhatsApp‑Vorlage, QR‑Codes.
• Formular‑Builder: Menüs, Allergien, Shuttle/Hotel, Musik – alles in einem Flow.
• Sitzplan‑Editor: Drag‑&‑Drop, automatische Kapazitäten, Live‑Sync mit Menüs/Allergien, PDF/CSV‑Export für Dienstleister:innen.
• Reports & Exporte: Catering‑Listen nach Menü/Diät, Check‑in‑Listen, Druckexporte für Karten & Tischnummern.

Fazit: Mit Struktur in den Endspurt

In 30 Tagen könnt ihr die Gästeliste fixen – wenn ihr sie in machbare Micro‑Tasks zerlegt, klare Deadlines setzt und jeden Tag 10 Minuten investiert. Der „Great Lock‑In“ wird so vom Social‑Trend zu eurem persönlichen Projekt‑Booster. Und das Beste: Ihr geht entspannt in die letzte Phase eurer Hochzeitsplanung, weil alle Zahlen stimmen.